プレゼンテーション研究所 vol.4 【インタビュー】”Web会議”の鍵は、相手との「距離感」にあり
こんにちは。プレゼンテーション研究所の堀口です。
新型コロナウイルスの影響から在宅勤務やテレワークを導入する企業が一気に増えました。 同時に社内外のコミュニケーションも、対面からチャットやビデオ/web会議などオンラインへの切り替えが多く見られます。
特にZOOMやビデオハングアウトなどのWeb会議は
・遠隔地にいながらリアルタイムでコミュニケーションが取れる
・顔を見ながら話すことができる
といったメリットが挙げられます。
そんななか、オンラインで伝えることやプレゼンすることが、対面で伝えるよりも難しいと感じたり、ちゃんと伝わっているのか不安に感じる方も多いのではないでしょうか。
-画面に自分が映るのが緊張する
-会話がうまく繋がらない
-相手の表情が読みづらい
このような悩みを解決して、スムーズなコミュニケーションを取るにはどうすればよいのでしょうか？
心理的要素や物理的要素など様々な視点がありますが、今回は物理的要素での解決方法を探っていきたいと思います。
そこで、プレゼンテーション協会のアライアンスパートナーであり、様々なプレゼンに関するシステムやツールを開発されているlogicoolの弓場さんに「Web会議をスムーズにするオススメのツールと活用方法」についてお話をお伺いしました。
— logicoolさんでは、Web会議は活用されていますか？
弓場さん(以下敬称略)：
うちの会社では非常に多いです。
zoomを使っていて、自分のPCや各会議室にシステムを置いて実施しています。
受け手側はURLをクリックするだけなので、週一の取引先との定例会議をZOOMに置き換えたりもしています。
— オンラインのコミュニケーションで、なにか困ったことはありますか？
弓場：
いまのところ、困ったことはないんです。
強いて言えば、アメリカ本社の時間帯に合わせるので会議が深夜か早朝になることがあるくらい(笑)。
デジタル化によって伝えたい熱や気持ちが届けられないわけはない、という考えが会社の根本にもあるので。
ただ、相手の環境によってコミュニケーションが大きく左右されることがあるなと感じています。
— 環境というと、どういった点でしょうか？
弓場：
例えば、Web会議でみなさんよく使われているのが市販のマイク付きイヤホンなのですが、これって自分の音声以外にも外の音声も拾うのでノイズが入り、聞き辛いことが多いです。
ビジネスのコミュニケーションは相手ありきなので、受け手側にクリアに声を届けるというところは大切にしていきたいですよね。マイクにノイズキャンセルがついたヘッドセット(例えば、ZONE WIRELESSなど)は、環境に左右されずに伝えることができるので、発信する側も自信を持って伝えられるなと感じています。
— 確かに「あれ、ちゃんと聞こえてるかな？」といった不安が伝わってしまうとコミュニケーションも取りづらいですよね。
オンラインだからこそ余計なノイズを届けない、そういった配慮が必要ですね。
弓場：
あと、カメラもすごく大事です。
PC内蔵カメラでやる方が多いと思うのですが、結構ドアップになりますよね。
それが嫌でビデオOFFにするかたも実は多い。でもそれでは意味がないですよね。
Web会議の良さって、相手の表情が見えることによって感情が読み取れる「Face to Faceの疑似体験」ができる点。
だからこそ映る側も見る側も緊張しない、ストレスにならない、程よい”距離感”が必要だと思います。最近ではPCに接続してすぐに使えるカメラが多いので、距離感を自分で設定できる、かつ高画質で配信できるものなどがあるのでオススメです。
-「Face to Faceの疑似体験」、意識したことがなかったです…！
弓場：
WEB会議で顔を公開するかしないかだけで大幅に違います！
顔が見えるだけで内容の理解度も違うし、そのMTGの進捗具合も変わってくるんですよ。
だからWeb会議でビデオOFFにするのは非常にもったいない。
音声＋映像が組み合わせることで、初めてリアルタイムで対面する感覚になると思っています。
— 実は、自分がどう映っているかちょっと意識してしまいます。。
弓場：
ですよね(笑)。
PC内蔵のカメラは真正面なので、実際の対面時の距離感と異なりますから。
ご存知の方も多いかと思いますが、人がよく見える角度って真正面よりも斜め45度と言われています。
CONNECT やWEBCAMといったポータルブルなカメラを使うと、自分にとってストレスを感じない距離にカメラを置けますし、細かくロケーションによって設定できるので、幅広く活用いただけます。
弓場：
また、企業では会議室に集まって遠隔と繋ぐことも多いと思います。
そういったグループ単位で実施する場合は、より音声や映像の伝わり方をクリアに届けるシステムを使って臨場感を保つことが大事です。
— どういった機能を重視するといいのでしょうか？
弓場：
logicoolで開発している会議システムには様々な種類があります。
とくにチェックしてほしいのがカメラの”視野角”。 視野角の違いでMTGも全然変わります。
グループでのWeb会議だと、視野角 120度くらいあるカメラがいいと思います。
このMEETUPは、小会議室用の一体型カンファレンスカムなのですが、カメラの視野角が120度あるので多くの方の表情をキャッチできる、かつ音声もノイズキャンセルで拾えるので、よりFace to Face感を感じられるかと。
参加する人数や実施する会議室の大きさによって、選んでいただければと思います。
— これまでの会議システムだと、大規模な工事をして導入…といったイメージがあるのですが。
弓場：
導入に何億円…といった時代もありましたが、いまはインターネット環境があれば工事等の必要はありません。
例えばBCC950は持ち運べるので、会社に一つあれば様々な場所がWeb会議室になります。
Web会議の頻度が多い場合は、一つの会議室にZOOM ROOMSを入れると便利です。
カレンダーの会議室予約と連携しておくことで、時間がきたら自動的にZOOMが立ち上がりWeb会議が始まる仕組みです。
— ロケーションにこだわらず導入が可能、というのがいいですね。
こういう方にこそツールにこだわってほしいという方はいますか？
弓場：
僕自身の経験でもあるのですが、グローバルのMTGでは、特に音声・映像共にクリアでないといけないなと思っています。
僕の海外の上司は、表情で「わからない！」「ここまではわかった！」を伝えてくることが多い(笑)。だから、自分が伝える時も表情や声で感情をしっかり伝えないといけない。
Web会議が気軽になった反面、そういった感情の部分が伝わらないと無意識にないがしろにされがちなところも正直あります。
だからこそ、クオリティの高い映像や音声で思いを届ける、不要なノイズをコミュニケーションに入れないことが大事です。
グローバルでの打ち合わせが増えている企業の方には、ぜひこういったガジェットを活用してスムーズなコミュニケーションをおこなってほしいです。
— Web上でも「Face to Face」で伝えていることを双方が意識して、コミュニケーションを図ることが必要ですね。
logicoolさんといえばプレゼンツール「Spotlight」も大人気ですが、Web会議でも使えそうですよね。
弓場：
やはり「Spotlight」は世界でもイノベーティブなツールだと感じています。
従来のレーザー式ではなくシステムに連動して動くため、Web会議で画面共有している資料をスポットで当てることができます。「ここを見てください」が画面上でスムーズにできるため、ぜひ活用していただきたいなと思っています。
そのほかにも画期的な機能が多いので、オンサイトでも日本を代表するイノベーターの方や、セミナー等の登壇機会の多い方に使っていただいています。
— 最後に、いま弓場さんの中でいちばんホットな商品を教えてください。
弓場：
プレゼンを作られるみなさんにぜひ使って欲しい、グローバルで一番売れてるマウスがあります。
17年間分のUXを踏襲し、木型から作ったこだわりのフラッグシップモデル MX MASTER3です。
自分の手の先になるような、頭で考えたことが自然と表現できるような存在になると確信しています。
Web会議システムからプレゼンまで、最新ツールのお話をお伺いすることができました。
弓場さん、ありがとうございました！
お話を伺って、オンラインでのコミュニケーションだからこそ
・しっかりと相手に「届くこと、受け取ること」を意識する
・「Face to Face」感に近づくためのツールを活用し、距離感や臨場感を保つ
・コミュニケーションを阻害する要素を取り除く
といったことが大事であることを感じました。
これからどんどん増えていくであろうWeb会議の機会、ツールを活用してよりスムーズなコミュニケーションをとってみませんか？
協力：株式会社logicool